WORKFLOW ACTION - TETAPKAN KE PENGGUNA (ASSIGN TO USER)
WORKFLOW ACTION - TETAPKAN KE PENGGUNA (ASSIGN TO USER)
Artikel ini menyediakan panduan terperinci tentang action workflow "Assign To User" (Tetapkan ke Pengguna), sebuah fitur yang dirancang untuk menyederhanakan penugasan kontak dalam workflow Anda. Anda akan mempelajari apa yang dilakukan action ini, manfaat utamanya, proses konfigurasi langkah demi langkah, dan kasus penggunaan di dunia nyata untuk membantu Anda memanfaatkannya secara efektif.
DAFTAR ISI
Apa itu "Assign To User" Workflow Action
Manfaat Utama "Assign To User" Workflow Action
Menemukan Assign User Action
Mengonfigurasi "Assign User" Workflow Action
Membagi Traffic ke Pengguna yang Ditugaskan
Mendistribusikan Secara Merata
Mendistribusikan Secara Tidak Merata
Hanya Terapkan ke Kontak yang Belum Ditugaskan
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu "Assign To User" Workflow Action
Action workflow "Assign To User" memungkinkan Anda secara otomatis menetapkan kontak ke satu atau lebih anggota tim (Pengguna) berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Ini mendukung penugasan ke satu pengguna maupun distribusi ke beberapa pengguna menggunakan metode seperti round-robin atau pembagian traffic khusus. Action ini memastikan distribusi beban kerja yang seimbang, meningkatkan tracking, dan memungkinkan kolaborasi tim yang efisien. Baik Anda menetapkan leads, tiket, atau tugas, fitur ini dirancang untuk beradaptasi dengan kebutuhan workflow spesifik Anda.
Manfaat Utama "Assign To User" Workflow Action
Penugasan Otomatis: Hemat waktu dan upaya dengan menghilangkan kebutuhan penugasan kontak secara manual.
Distribusi Adil: Gunakan metode round-robin atau distribusi yang sama untuk menyeimbangkan beban kerja di antara anggota tim.
Alokasi Kustom: Tetapkan kontak secara tidak merata berdasarkan kapasitas tim atau senioritas untuk memaksimalkan efisiensi.
Tracking yang Lebih Baik: Pastikan akuntabilitas dengan mendefinisikan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas setiap kontak.
Workflow Fleksibel: Sesuaikan fitur untuk berbagai kasus penggunaan, mulai dari manajemen leads penjualan hingga dukungan pelanggan.
Menambahkan "Assign To User" Action
Buka workflow builder, klik ikon "+" untuk menambahkan action baru, lalu pilih "Assign To User".
Mengonfigurasi "Assign User" Workflow Action
Nama Action
Berikan nama deskriptif untuk action (misalnya, "Tetapkan ke Agen di California") agar mudah diidentifikasi dalam workflow.
Pilih Pengguna
Gunakan menu dropdown untuk memilih satu atau lebih pengguna untuk tugas yang akan ditugaskan.
Satu Pengguna: Semua kontak ditugaskan ke satu pengguna.
Beberapa Pengguna: Saat Anda memilih lebih dari satu pengguna, trigger secara otomatis bergiliran di antara pengguna yang ditunjuk dalam mode "round robin" untuk setiap penugasan. Misalnya, jika Anda memilih Tom dan Jane, trigger pertama menetapkan kontak ke Tom, trigger kedua menetapkan ke Jane, yang ketiga menetapkan ke Tom lagi, dan seterusnya hingga semua kontak telah ditugaskan pengguna.
Membagi Penugasan ke Pengguna (Weighted Round Robin)
Membagi penugasan kontak ke pengguna secara merata atau tidak merata mendistribusikan tugas, kontak, atau leads di antara pengguna yang dipilih berdasarkan aturan yang telah ditentukan.
Mendistribusikan Secara Merata
Dengan memilih "Equally" (Secara Merata) di bawah opsi Split Traffic, traffic akan didistribusikan secara merata di antara semua pengguna, mirip dengan metode Penugasan Round-Robin (misalnya, 1:1, 2:2, dll.). Ini diaktifkan secara default sampai Anda beralih ke opsi Unevenly.
Mendistribusikan Secara Tidak Merata
Memilih opsi "Unevenly" (Tidak Merata) memungkinkan Anda menyesuaikan rasio distribusi traffic untuk setiap pengguna yang dipilih. Misalnya, Anda dapat menentukan rasio 5:2, di mana Pengguna A menerima lima traffic dan Pengguna B menerima dua traffic; oleh karena itu, Pengguna B hanya akan menerima traffic setelah Pengguna A menyelesaikan yang kelima.
Jika Split Traffic adalah Unevenly dan ada tiga Pengguna dengan bobot ini:
Alan: 3
Bobby: 3
Charlie: 1
Maka workflow trigger 1, 2, dan 3 akan ditugaskan ke Alan; trigger 4, 5, dan 6 akan ditugaskan ke Bobby; trigger 7 akan ditugaskan ke Charlie; kemudian siklus akan berulang.
Hanya Terapkan ke Kontak yang Belum Ditugaskan
Jika toggle "Only Apply To Unassigned Contacts" (Hanya Terapkan ke Kontak yang Belum Ditugaskan) dimatikan, dan trigger terpicu untuk kontak yang sudah ditugaskan, tugas baru akan menimpa yang sebelumnya, dan kontak akan ditugaskan ke pengguna baru.
Diaktifkan: Tetapkan kontak hanya jika mereka belum ditugaskan.
Dinonaktifkan: Tetapkan ulang kontak bahkan jika mereka sudah ditugaskan.
Pengguna Dinamis (Dynamic Users)
Dalam dropdown Pengguna tempat Anda memilih satu atau lebih Pengguna untuk digunakan dalam penugasan, Standard dipilih secara default, yang menunjukkan menu dropdown semua Pengguna di subaccount. Jika Anda memilih Dynamic, kolom akan berubah menjadi kolom teks biasa dan Anda dapat memasukkan ID pengguna secara langsung atau melalui merge tags.
Perhatikan bahwa tampilan Dynamic memungkinkan Anda memasukkan satu atau lebih ID pengguna secara manual. Opsi ini hanya untuk admin yang sangat teknis yang menggunakan API. Sebagian besar admin sebaiknya hanya menggunakan tampilan Standard.
Untuk mendapatkan ID pengguna Anda:
Buka Settings > My Staff
ID pengguna dapat ditemukan di bawah alamat email pengguna.
Saat mengirimkan kolom ini melalui API, pengguna yang ditambahkan melalui custom picker dapat disediakan dalam salah satu format berikut:
Satu string: userId-1
Array of strings: [userId-1, userId-2]
Comma-separated string: userId-1, userId-2
Simpan dan Uji
Sangat penting untuk "Save" (Simpan) workflow sebelum keluar dari halaman dan untuk mengujinya secara menyeluruh "Test" sebelum mengaktifkan toggle "Publish" atau membuatnya live.
Aktifkan Workflow
Setelah Anda yakin bahwa workflow telah selesai dan siap berfungsi sesuai keinginan, Anda dapat mengaktifkan toggle "Publish" (Publikasikan) untuk mengaktifkannya. Tanpa mengaktifkan toggle ini, workflow akan tetap dalam mode draft, dan otomatisasi yang diharapkan tidak akan terjadi.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa tujuan dari action "Assign to User" dalam sebuah workflow?
Action "Assign to User" memungkinkan Anda secara otomatis menetapkan kontak ke anggota tim tertentu, memastikan manajemen beban kerja dan tracking yang efisien.
Apa yang terjadi jika saya memilih hanya satu pengguna dalam action "Assign to User"?
Jika Anda memilih satu pengguna, semua kontak yang dipicu oleh workflow akan ditugaskan ke pengguna tersebut, dan penugasan tidak akan bergiliran ke pengguna lain.
Bisakah saya menggunakan action "Assign to User" tanpa mengaktifkan toggle "Only Apply to Unassigned Contacts"?
Ya, tetapi kontak yang sebelumnya ditugaskan dapat ditugaskan kembali ke pengguna baru saat workflow trigger terpicu.
Apa perbedaan antara Round-Robin Assignment dan Equally Split Traffic?
Round-Robin memutar penugasan satu per satu di antara pengguna. Equally Split Traffic memastikan pengguna menerima jumlah penugasan yang sama dari waktu ke waktu. Apakah artikel ini bermanfaat?
