WORKFLOW ACTION - PERBARUI BIDANG KONTAK

WORKFLOW ACTION - PERBARUI BIDANG KONTAK

Artikel ini memperkenalkan “Update Contact Field” Action, alat yang ampuh untuk menjaga basis data kontak Anda tetap akurat dan mutakhir. Anda akan mempelajari fungsi Action ini, manfaat utamanya, dan cara mengonfigurasinya langkah demi langkah. Studi kasus dunia nyata dan FAQ juga disertakan untuk membantu Anda memaksimalkan fitur ini.

DAFTAR ISI

• Apa itu Update Contact Field Action?

• Manfaat Utama Menggunakan Action Ini

• Mengonfigurasi Update Contact Field Action: Proses Langkah demi Langkah Studi

• Kasus (Use Cases)

• FAQ

Apa itu Update Contact Field Action?

“Update Contact Field” Action memungkinkan Anda untuk mengubah bidang-bidang tertentu dalam catatan kontak secara otomatis. Ini memastikan bahwa perubahan pada detail kontak—seperti pembaruan alamat, perubahan email, atau status Jangan Diganggu (DND)—segera tercermin dalam sistem Anda. Action ini menjaga data kontak Anda tetap terkini, akurat, dan selaras dengan interaksi pelanggan.

Manfaat Utama Menggunakan Action Ini

1. Data Kontak Akurat: Pastikan basis data kontak Anda selalu terbaru, mengurangi risiko informasi yang usang atau salah.

2. Personalisasi yang Ditingkatkan: Gunakan detail kontak yang diperbarui untuk memberikan komunikasi yang lebih personal dan bertarget.

3. Efisiensi Workflow yang Lebih Baik: Perbarui catatan kontak secara otomatis tanpa intervensi manual, menghemat waktu dan tenaga.

4. Pengalaman Pelanggan yang Lebih Lancar: Sediakan komunikasi yang relevan dan tepat waktu dengan menjaga informasi kontak yang akurat.

Mengonfigurasi Update Contact Field Action: Proses Langkah demi Langkah

Buka bagian "Automasi" (Automation) di CRM Anda. Klik menu "Workflows" yang terletak di bagian atas.

Buka editor workflow dan pilih workflow tempat Anda ingin menambahkan “Update Contact Field” Action. Atau, Anda bisa memulai membangun workflow Anda sendiri dari awal. Cukup klik tombol "+ Buat Workflow" (+ Create Workflow) dan pilih opsi "+ Mulai dari awal" (+ Start from scratch) dari menu dropdown.

Klik ikon “+” dan pilih "Update Contact Field" dari daftar Action yang tersedia.

Berikan nama yang jelas dan deskriptif untuk Action Anda (misalnya, “Perbarui Alamat Kontak”). Ini memudahkan identifikasi dalam workflow.

Action types memberi Anda kemampuan untuk 1. Menghapus informasi yang ada dan 2. Memperbarui informasi. Dalam skenario nyata, Anda dapat mengatur workflow untuk terlebih dahulu menghapus informasi yang ada dari catatan kontak dan kemudian menggantinya dengan informasi baru.

Klik tombol "Tambahkan bidang" (Add field) untuk menambahkan filter tambahan.

Pilih bidang yang ingin Anda perbarui, seperti Kota, Negara, Telepon, atau Bidang Kustom (Custom Fields).

Setelah selesai menambahkan filter, Simpan (Save) Action dan uji menggunakan kontak contoh untuk memastikan bahwa bidang-bidang tersebut diperbarui sesuai harapan.

Untuk mengaktifkan workflow, Anda perlu mengaktifkan toggle ini ke "Publikasikan" (Publish).

Studi Kasus (Use Cases)

1. Memperbarui Lokasi Kontak Setelah Pelanggan Pindah

• Skenario: Seorang pelanggan pindah ke kota baru dan memperbarui alamat mereka via formulir atau interaksi dukungan.

• Solusi: Secara otomatis perbarui bidang Kota dan Negara di catatan kontak.

• Langkah-langkah:

  • Pemicu (Trigger): Pelanggan memperbarui alamat mereka melalui formulir.

  • Action: Gunakan “Update Contact Field” Action untuk mengubah Kota menjadi “Paris” dan Negara menjadi “Prancis.”

  • Hasil (Outcome): CRM mencerminkan lokasi yang diperbarui, dan komunikasi pelanggan disesuaikan dengan lokasi baru mereka.

2. Memperbarui Status Jangan Diganggu (DND)

• Skenario: Seorang pelanggan memilih untuk tidak menerima campaign pemasaran.

• Solusi: Perbarui bidang DND di catatan kontak menjadi “Ya” untuk mengecualikan mereka dari email marketing di masa mendatang.

• Langkah-langkah:

  • Pemicu (Trigger): Pelanggan mengklik “berhenti berlangganan” dalam email.

  • Action: Gunakan “Update Contact Field” Action untuk mengatur DND = Ya.

  • Hasil (Outcome): Kontak tidak lagi menerima pesan pemasaran, memastikan kepatuhan terhadap preferensi email.

3. Memperbarui Sumber Kontak untuk New Leads

• Skenario: Sebuah lead ditangkap dari marketing campaign baru, dan Anda ingin melacak sumbernya.

• Solusi: Perbarui bidang Sumber Kontak menjadi “Spring Sale Campaign” untuk melacak sumber lead.

• Langkah-langkah:

  • Pemicu (Trigger): Sebuah lead mengirimkan formulir untuk Spring Sale.

  • Action: Gunakan “Update Contact Field” Action untuk mengatur Sumber Kontak = Spring Sale Campaign.

  • Hasil (Outcome): Sistem melacak dari mana new leads berasal, memungkinkan pelaporan dan analisis campaign yang lebih baik.

FAQ

1. Bisakah saya memperbarui banyak bidang sekaligus dengan satu Action? Ya, Anda dapat memilih dan memperbarui banyak bidang secara bersamaan dalam Action yang sama, menghemat waktu dan mengurangi kompleksitas.

2. Apa yang terjadi jika saya mencoba memperbarui bidang yang tidak ada untuk kontak? Jika bidang tidak ada, pembaruan mungkin gagal atau diabaikan. Untuk menghindarinya, pastikan bidang tersebut dibuat dengan benar dalam catatan kontak atau sistem CRM.

3. Bagaimana cara mengetahui apakah “Update Contact Field” Action berhasil? Uji workflow menggunakan kontak contoh dan periksa apakah perubahan tercermin dalam catatan kontak. Beberapa platform juga menyediakan log aktivitas untuk melacak pembaruan.

4. Bisakah saya membatalkan pembaruan jika dilakukan dengan tidak benar? Tidak, begitu sebuah bidang diperbarui, tidak dapat dikembalikan secara otomatis. Untuk memperbaikinya, Anda harus memperbarui bidang tersebut lagi dengan informasi yang benar.