CARA MENGATUR SINKRONISASI EMAIL DUA ARAH UNTUK GMAIL
Apa Itu Sinkronisasi Email Dua Arah Gmail di SunnyDay?
Sinkronisasi email dua arah memungkinkan integrasi penuh antara akun Gmail Anda dan CRM SunnyDay. Dengan fitur ini, setiap email yang dikirim atau diterima melalui Gmail akan otomatis tercatat di CRM, dan sebaliknya. Ini memastikan bahwa semua komunikasi email Anda terdokumentasi dengan baik di kedua platform, meningkatkan efisiensi dalam manajemen komunikasi dan pemasaran.
Langkah-Langkah Mengaktifkan Sinkronisasi Email Dua Arah
Masuk ke akun sub di SunnyDay.
Navigasikan ke menu Settings > My Profile > tab General.
Gulir ke bagian Email (2-way sync).
Pilih opsi Gmail two-way sync dan klik Connect.
Pilih akun Gmail yang ingin dihubungkan atau masukkan kredensial jika belum terdaftar.
Berikan izin akses yang diminta oleh LeadConnector. Pastikan semua izin diaktifkan.
Setelah berhasil, akun Gmail Anda akan muncul di tab Email Two Way Sync.
Cara Kerja Sinkronisasi
Sinkronisasi dimulai saat Anda mengirim email pertama ke kontak melalui CRM SunnyDay.
Email masuk dari kontak yang sudah ada di CRM akan otomatis muncul di tab Conversations.
Email yang dikirim dari CRM akan tercatat di folder Sent Gmail, dan sebaliknya.
Catatan: Email dari kontak yang juga merupakan pengguna sub-akun tidak akan disinkronkan untuk menjaga kerahasiaan informasi.
Fitur Tambahan
Update Email: Mengganti alamat email yang terhubung tanpa memutuskan koneksi sebelumnya.
Disconnect Email: Memutuskan sinkronisasi antara Gmail dan CRM.
BCC Address: Menambahkan alamat BCC khusus saat mengirim email dari Gmail/Outlook untuk otomatis menambahkan kontak dan percakapan ke CRM.
Catatan Penting
Sinkronisasi hanya berlaku untuk email individu. Email massal dan otomatisasi tetap dikirim melalui penyedia email tingkat sub-akun.
Gmail memiliki batas pengiriman sekitar 500 email per hari untuk email individu.
Ukuran lampiran maksimal yang didukung adalah 25 MB.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQs)
Apa yang terjadi pada email yang diterima dari kontak yang sudah ada?
Semua email masuk dari kontak yang sudah ada akan muncul baik di inbox Gmail/Outlook maupun di CRM SunnyDay Anda. Sinkronisasi dua arah ini memastikan seluruh riwayat komunikasi Anda tercatat di kedua platform.
Apakah menghapus akun yang sudah disinkronkan akan menghapus email yang ada?
Tidak. Menghapus akun yang telah disinkronkan tidak akan menghapus email yang sudah ada. Email yang telah tersinkron sebelumnya akan tetap tersimpan, dan perubahan hanya berlaku untuk email baru setelah akun tersebut dihapus.
Apakah email baru tetap disinkronkan setelah akun dihapus?
Tidak. Setelah akun dihapus, email baru yang dikirim atau diterima tidak akan lagi tersinkron antara CRM dan Gmail/Outlook. Sinkronisasi hanya berlaku untuk email yang ada sebelumnya.
Apakah semua kontak yang sudah ada di Gmail akan disinkronkan dengan CRM?
Ya. Sinkronisasi Dua Arah secara otomatis mengenali dan menyinkronkan kontak yang sudah ada di Gmail ke CRM SunnyDay. Email masuk dari kontak ini akan langsung muncul di halaman kontak terkait. Namun, email lama sebelum integrasi tidak bisa disinkronkan.
Apa yang terjadi saat menerima email baru dari kontak?
Email masuk dari kontak yang sudah ada akan ditampilkan sebagai email baru di CRM dan Gmail. Jika email tersebut merupakan bagian dari percakapan sebelumnya, maka akan tetap muncul dalam thread yang sama.
Apa yang terjadi pada email yang dikirim dari CRM atau Gmail?
Email keluar yang dikirim dari CRM SunnyDay akan otomatis muncul di folder “Sent” pada Gmail. Sebaliknya, email yang dikirim dari Gmail akan muncul di tab percakapan kontak terkait di CRM.
Bagaimana penanganan penerima cc/bcc dalam sinkronisasi?
Jika ada pengguna lain yang dicantumkan di kolom cc atau bcc, atau jika email dikirim ke beberapa penerima, informasi ini akan tetap ditampilkan di kontak terkait dalam CRM. Namun, tidak akan dibuat kontak baru untuk alamat email yang ada di cc/bcc.
Bagaimana jika seorang kontak mengirim email ke orang lain tetapi menyertakan pengguna CRM?
Email tersebut tetap akan muncul di CRM SunnyDay dan dihubungkan ke kontak yang relevan, menjaga riwayat komunikasi tetap lengkap.
Bagaimana manajemen thread percakapan ketika ada banyak penerima?
Jika email dikirim ke beberapa penerima sekaligus, maka kontak pertama akan digunakan sebagai tab utama untuk percakapan di CRM. Semua balasan selanjutnya akan muncul dalam thread yang sama.
Bagaimana jika satu kontak yang sama ada di beberapa lokasi dalam CRM dengan email yang sama?
Email yang dikirim dari CRM hanya akan tercatat di lokasi terkait tempat pengiriman. Balasan dan komunikasi berikutnya juga akan mengikuti lokasi tersebut. Namun, email masuk dari kontak ke pengguna CRM akan muncul di semua lokasi.
Apa itu BCC Address dan bagaimana cara kerjanya?
BCC Address adalah alamat khusus yang bisa Anda masukkan di kolom Cc atau Bcc saat mengirim email dari Gmail/Outlook. Ini akan secara otomatis mencatat kontak dan percakapan tersebut ke dalam CRM. Setelah itu, email masuk dari kontak tersebut akan langsung tersinkron secara otomatis.
Apa yang terjadi jika kredensial login Gmail berubah?
Jika ada perubahan pada login Gmail, CRM akan meminta Anda untuk melakukan otentikasi ulang dan menyinkronkan ulang email guna menjaga koneksi tetap aman.
Apa yang terjadi jika email diteruskan (forward) dari Gmail?
Email yang diteruskan ke kontak yang sudah ada akan dianggap sebagai email terkirim dan disinkronkan ke kontak tersebut dalam CRM.
Bagaimana jika ada email duplikat yang dikirim ke beberapa kontak?
Email duplikat yang dikirim ke beberapa kontak akan dihubungkan dengan kontak yang pertama kali dibuat dalam CRM SunnyDay.
